Thế nào là hóa đơn hợp lý, hợp lệ và hợp pháp

27/09/2019

HÓA ĐƠN NHƯ THẾ NÀO ĐƯỢC GỌI LÀ HỢP LÝ, HỢP LỆ VÀ HỢP PHÁP?

Là một Kế toán viên hoặc một Chủ Doanh nghiệp thì không thể nào tránh được việc tiếp xúc với hóa đơn. Tuy nhiên để phân biệt hóa đơn nào đúng, hóa đơn nào sai để đảm bảo lợi ích cho Doanh nghiệp thì không phải ai cũng thực sự hiểu rõ.

1. Hóa đơn hợp lý

Hóa đơn hợp lý thể hiện qua việc nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền; tên; địa chỉ; mã số thuế… trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh, trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.

Doanh nghiệp đăng ký hoạt động sản xuất kinh doanh ở lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.

Ví dụ:

Doanh nghiệp bạn không phải đơn vị kinh doanh vận tải. Doanh nghiệp bạn cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy) thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Nhưng lại có các hóa đơn đầu vào về xăng dầu (Có thể là do giám đốc doanh nghiệp đi xe thuộc sở hữu cá nhân nhưng lại lấy hóa đơn xăng dầu về công ty)

Trong trường hợp này, Hóa đơn đầu vào về chi phí xăng dầu là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu doanh nghiệp nên tất cả nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý. Do đó các hóa đơn này là bất hợp lý.

2. Hóa đơn hợp lệ

Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ.

Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:

Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ công ty mua,bán, mã số thuế, hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (nếu có),
Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ.
Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc. Nếu không có chữ ký của GĐ thì phải có giấy ủy quyền. Và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 (có hiệu lực từ ngày 01/06/2014):

Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa dịch vụ, bao gồm cả trường hợp: cho, biếu, tặng, khuyến mãi, …; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa

Đối với hóa đơn giấy: không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có)

Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Lưu ý:

Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, để được tính vào Chi phí được trừ khi tính thuế Thuế TNDN thì một số trường hợp phải đáp ứng được quy định của Luật Thuế TNDN

Những hóa đơn có Giá trị ≥ 20 triệu phải sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.

3. Hóa đơn hợp pháp

Hóa đơn hợp phát là Hoá đơn do tổng cục thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh.
Hoá đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đã được Doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Nếu doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.

Lưu ý:

Để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, các bạn có thể tra cứu theo cách sau: